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干不过写PPT的?麦肯锡老阿姨教你4招

Autumn QT 清醒贪心记 2023-08-27

PPT是我真正花过10,000小时以上的技能,毕竟在麦肯锡呆了7年。

麦肯锡PPT重视内容与逻辑,我改行做营销后又开始注意视觉效果

怎么干过我们这些画PPT的?:)从内容到形式,我来讲讲4步流程,有助于提高效率。

/ 01 /

第一步,先分析目标

凡是把PPT一棍子打死,跟你说“PPT没用、空洞、就是形式主义……”的论断,你听完笑笑就好了。

PPT只是软件,无毒无害,一张白纸任意涂抹,非常强大的工具,看你怎么用了。

画任何东西之前,先做个目标分析——什么场合、什么目的,然后才决定,字多还是字少、空洞还是硬核、活泼还是庄重,对不对?

麦肯锡咨询报告,浓缩研究成果,因而总是1页密集文字总结(给CEO看的核心观点),另加上厚厚一叠详细资料(意思是,如果想看看具体数据和论证过程,毕竟你花了好几百万,我们也有)。

如果是媒体发布会、大型论坛,当然是大图大字,作用就是“拍照好看的背景版”+“网上传播的金句”。对吧?

两者服务不同的目的。要效率、要效果,养成先想想场合+选择风格的习惯。

有些PPT,我只放一句话,大型演讲时不用密密麻麻内容分散听众注意力(否则他们都在读字);有时内部讨论呢,格式不管了,事实、数字放上去。这样做,能节约很多时间。

/ 02 /

第二步,写作文提纲

你写不出来的是PPT吗?你写不出来的是作文!

或者说,让我们把写PPT的困难拆解成2部分:

第一,不知道我想说什么(素材很多很乱,不知道怎么提炼观点,一堆观点不知道怎么组织归纳起来;或者素材太少,编不出来);

第二,我知道我想说什么,只是画PPT费劲儿。

我们先解决第一个问题——先憋出条理清楚的小作文提纲,再画具体每张PPT。不要边画边想、反反复复,特别浪费时间,因为改动PPT比改文字要麻烦很多。

下面,我用“某明星小三事件”来举例,讲讲怎么写PPT小作文提纲。

选这个八卦当案例是因为,素材多而乱、大家比较熟悉、可以解读的视角丰富。——这好比写年末工作总结,你知道自己干了什么,可能素材太多,反而整理工作量大,或者怕自己讲得不够精彩到位。

一个PPT小作文提纲,有4个要求:

1、有1个大主题;

2、有3至6个段落;

3、每个段落,你大概知道要说些啥(分论点、论据等);

4、段落和段落之间,要独立(传说中的MECE)。

各段“要独立”的意思是,不能第一段写“工作概况”、第二段写“主要成绩”,写概况时免不了提到成绩,写成绩时发现前面已经写过了……这属于脑子不清楚。在小作文提纲阶段,就把这个问题消灭掉,因为PPT改起来更费时间。

举例小作文提纲(一)

大主题:《饭桌上向我妈论证某小三不聪明》;

第一段:事件背景回顾(大概要说些啥:男主角是谁、女主角是谁、这事前因后果);

第二段:女主为何不聪明:

  • 当小三不对(所托非人、伤害自己、伤害别人);

  • 不够独立进取(放弃工作、买买买玩玩玩晒晒晒);

  • 撕得两败俱伤(以小三身份撕,本身并不够理直气壮,而毁了金主对自己又有啥好处);

  • 缺乏法律常识(授人以柄、自投罗网)……

第三段:对我们有何启示(譬如怎么教育自己孩子,长大后遇人不淑,爹妈管不管?怎么管?)

写到这个程度,这份PPT“要说啥”已经想得差不多了,对吧?(大家忽略观点哈,这里为了讲方法)。

如果你先写几页内容,堆砌不知道用不用得上的观点素材,效率会很低。

举例小作文提纲(二)

大主题:《向我老板说明,我司聘请明星代言人是否有类似风险,以及如何防范》;

第一段:事件背景回顾(这里重点是,明星此事给他和相关合作方,带来多大的直接与间接经济损失);

第二段:类似事件回顾(重点是,类似明星人设倒塌的事件,是否频繁、后果有多严重、加重或降低风险有什么经验教训);

第三段:我司邀请明星代言人是否有相似风险(我们合作者是谁、为什么请ta、人设口碑如何、目前判断风险多大);

第四段:怎么进行风险防范(明星沟通、合同条款分析、舆情监控、媒体沟通、应急预案等)。

同样的事件,根据目的可以写出不同的小作文来,也需要搜集相应不同的素材。想好提纲、想好要说啥,再去一页页构思具体内容、搜集加工相应素材。

然而,写小作文的能力,冰冻三尺非一日之寒,对吧?而且也没有所谓正确答案,对吧?

比方说,回顾该事件时,某聪和某六的观点重要吗?

可以不放,并不影响论证主要观点。放呢,在证明“女主不聪明”时,某六观点会有帮助;在讨论“明星风险”时,可以说明大V下场的节奏与影响。

最终怎么判断呢?时间多,可以讲,时间紧就不讲;听众熟悉背景,不用详细提;老妈、老板爱听八卦的,多讲讲……根据情况综合判断,还记得最开始的听众和目标分析吗?

所以,平时写PPT时,也不要太纠结,没有正确答案。先出一稿,看看顺不顺,用常识判断,跟领导讨论一下,让别人提提意见……

综上,先写小作文提纲,再写PPT,不能强调更多哈。

/ 03 /

第三步,写好单张PPT

你有个完整的故事线了,现在开始一张张写PPT。譬如第一张吴某某是谁,第二张陈某某是谁……

单张PPT有个基本要求——言之有理、言之有物。

新手可以练习把标题写成一个陈述句,坚决不要写短语(如主要工作、项目概况),这样有助于养成“提炼观点”的能力,而不是堆砌材料。

每画一张PPT,你要问自己:

这张标题是我想说的意思吗?

这个标题能概括下面的内容吗?

这个内容能支撑上面的标题吗?

举例而言,PPT标题是“某律师提供信息”,下面是该律师曾劝当事人不要回国的微信截屏——这样的PPT标题信息很模糊,看不出如何服务大主题。

修改标题为“专业律师曾充分提示回国风险,她未曾听取”,下面依然是该律师微信截图(最好辅以该律师身份和对话真实性的佐证信息)——这句标题支撑了大主题“女主不聪明”的一个方面,也概括了(律师微信截屏)这个证据的核心内容。

我还曾经举过例子,下面3张图,数字一模一样。

图1中规中矩,销售额在增长。

图2特意把刻度改成从25开始,突出了增长的幅度。

图3用阴影和箭头去突出“下滑”,让大家看到“哦,是经常波动哦”,然后去思考“怎么回事”。

修改刻度、增加阴影等,这些技巧你可以逐渐积累,一篇文章讲不尽。但是,你领会精神,就是内容为证明标题服务、标题是内容提炼。

/ 04 /

第四步,把PPT画得好看一点

内容重于形式。那么,PPT到底要不要画得好看?最好是,好看又不是太好看。

什么意思?

传说中麦肯锡PPT讲究格式,其实只注重“规范性”+“表现力”。

规范性是指字体、字号、颜色、半角全角等纹丝不乱,否则感觉不专业、不认真。表现力是指用合适的方式来突出你的信息,参考上面3张销售额的图片。

除此而外,麦肯锡对视觉的设计感并不强调,官方文件的风格是简洁甚至朴素的。

后来我去创业公司,发现把PPT做得逼格高一点,可以增加印象分。食物干净好吃最重要,但我们也为品相而付费。

However,绝大部分商务场合,你也不用把PPT做得太过设计感。为什么?

这是北大某个文档的封面,原来白底黑字,我帮忙美化一下。去参加国际评估,白底黑字感觉太简陋,但也不用太花哨。

1、很累,得不偿失。

要花时间学、花时间练、花时间做,毕竟是锦上添花的东西,犯不着。

再直白点,你形式太讲究了、内容跟不上,就更加给人“华而不实”之感(参考PPT造车)。

2、即使你做得到,你能保证每张、每次都费这个功夫么?团队其他人都做得到么?

PPT经常是分工合作完成,还时不时捞出几页再改改。譬如我写了个公司简介PPT讲讲概况和优势,今天CEO拿去见融资方、明天运营拿去见渠道、后天监管来现场调研……每次不同的人都会根据需要做点调整。

如果原本的PPT简介太讲究,人家修改过的效果,相当于你妈在莫兰迪色的客厅里给沙发盖了块红布;或者高冷风格的卧室里,你女儿非要给放只硕大的喜羊羊。

还不如前期不要太讲究,干净简洁就好。

这是一次培训的几页,大图、简单修饰、简单颜色、处处对齐。

3、即使你非常想考究,极其容易用力过猛。本想高大上,结果土味华丽。

高级感的核心原则在于克制——严禁使用很多颜色、控制过分修饰、严格养成“整齐”的习惯。

给大家看一个例子,这是一位经济史老师的PPT原版:

没什么特别不好,就是两位作者分别是单名和双名,不是很整齐;有些字太贴边框,有局促感。

修改后处处对齐+简单修饰,是否感觉精致了?这就是对齐的力量。


我很少做非常考究PPT,这样就够了,速度还快。

/ 05 /

小结一下

市面上的PPT教程呢,过于注重技巧,教你怎么把PPT画得特别好看,可是真正憋死人的,常常是内容;真正考验的人,主要是逻辑。

任何原理,重要的都是练习,才能真正记住、熟练。所以最好有人带着你练习几遍。

所以我有想过自己开个课。只是没有想好,远程教几次,大家基础不同、需求不同,真的管用么?怎么能管用?等我再琢磨琢磨。

可以自己先练习起来:

1、always先想想听众、场景、目标,决定多长时间、详略、风格;

2、always先写小作文提纲,想明白自己要说什么;

3、always追求每页讲得清楚,言之有物、言之有理;

4、always追求“性价比较好”的高级感,好看点是加分的,但不用太华丽——颜色克制、处处对齐。

以上。祝大家猪年顺利,干得过那些做PPT的!

预告:明天我会更新一版《怎样5分钟教人做高级感PPT》。今天这篇讲整体流程、讲内容,明天那篇重点讲视觉,怎么不要太费劲就可以做出高级感。

~the end~

本文图片来自unsplash.com,PPT案例作者自己制作,PPT里面所用图片ICON等素材来自允许免费使用的网络来源。

1. 关于我,现居北京,五岁女孩的妈妈,七年麦肯锡咨询,四年互联网运营,目前创业中。天秤座AB型血的纠结星人,主写职场与情场的选择题。

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