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如何5分钟教人做出「高级感」PPT?

Autumn QT 清醒贪心记 2023-08-27

昨天我写了《干不过做PPT的?麦肯锡老阿姨教你4招》,主要讲PPT内容。今天不讲内容,纯讲怎么做得好看。

这是去年的旧文,我修改了一下,补充更多案例。

离开麦肯锡后,我对辣眼睛的PPT依然不能忍。不能忍的代价,就是所有队友做的PPT,我都要改一遍格式。

后来我定了一套原则,给小伙伴讲5分钟,就可以做出「高级感」PPT。

/ 01 /

模板之殇

每当有人问我要「PPT高级模板」时,我就非常纠结,原因见下图:

这类图特别容易找到,去任何一个租房网站,就会发现一堆浓妆艳抹的房间。

墙纸必贴,四面墙贴四种;

窗帘必双层、必绣花、必流苏;

灯饰必水晶垂挂、花开九朵;

家具必带中式、美式和/或欧式的古典装饰;

很多种颜色靠垫、飘窗、地毯、吧台、花里胡哨背景墙、曲线镂空隔断墙……还一个都不能少。

心好累。

很遗憾,一旦发现用「高级模板」可以将页面做得繁花似锦,我们就会一秒变「PPT装修暴发户」。

骤然见到3D、阴影、边线、旋转、剪裁、叠加、渐变填充、艺术效果、透明图层……能够打造出的神奇效果,我们可能迫不及待要大显身手。

结果,以为做出的效果是酱紫的:

其实,是酱紫的,乱七八糟,比毛坯房还让人想哭。

/ 02 /

那怎么办?放弃追求了么?

做出「暴发户」或者「毛坯房」PPT,太正常了。那么多高级技巧,需要花时间练习打磨的。

而作为一个格式控,我其实反对小伙伴们花费太多时间提升PPT视觉设计。一般工作场合,PPT清楚大方是最好的。

所以我们所要做的,恰恰是「藏拙」,摒弃过度技巧,只用简单方式,做出「高级感」PPT。

怎么藏拙呢?

这世界上的「高级感」有两种,一种不容易驾驭:

多种色彩、多种条纹、多种质地,搭配得恰到好处,才不会是车祸现场。就好像这样的PPT模板:

另一种是我们容易驾驭的,原则就是,「颜色很少、东西很少、所有东西都来自一个品牌」。

就好像下面的PPT:

这样固然少一点个性,可能很平淡,却不容易出错。

正如同不太会穿搭,那么就保持蓝白黑灰、同一质地。时尚元素都堆砌在身上,可能是巴黎时装周效果,也可能是十八线影楼婚纱照效果,而且后者的可能性灰常大!

/ 03 /

高级感的5条原则

(1)只用纯白底色

有许多设计师出品的PPT母版,非常优美,让人难以抗拒。

但是,这好比你租房子,房东自带装修风格强烈,墙纸、天花、窗框、隔断,让你后面添加进去的家具,都容易格格不入。

你需要极大的耐心和意志力,以后每做一张PPT都跟随这个风格。累不累?值不值?

所以,我选择默认母版,白色无任何装饰基本款。

如果你对字体有偏好,就打开母版,调好字体。我的PPT从头到尾,只用1种字体(中英文各1种)。

你看,下面几张图好看吗?是好看,可用这种底版很辛苦,随便放个图表、照片、数据,不精心修饰就会很突兀。

憋住,不要用!

(2)挑选8个颜色,用且只用这8个

这8个颜色分别为:

1)黑色,2)白色,

3)深灰,4)浅灰,

5)主色,6)浅主,

7)亮色,8)浅亮。

黑白灰色:黑白的作用不言而喻,灰色可以当底色或衬托,如下图右边。灰色我也尽量只用2种灰色。

深浅主色:主色是用得最多的颜色,会奠定基调,如热烈的红、明亮的橙、沉静的蓝、清新的绿,一般是公司LOGO色调。

用一深一浅,可以打破单调、制造层次感、进行渐变填充。

深浅亮色:偶尔使用,如果主色偏安静,可能需要一点明亮色系,突出重点、提亮画面。

经常看到无论什么底色,都画个大红色箭头突出重点。矮马,这是PPT变丑的主要杀手之一!

这8种颜色,并没有定规。我见过3种颜色的大气效果,也见过多种主色、亮色,丰俭由人。但是,8种,真的够用了,超过就容易杂乱。

这是蚂蚁金服只有黑白蓝3色的PPT:

但也见过多种颜色的案例。

毫不夸张地说,你的PPT有多「高级」,50%以上取决于你对颜色有多克制。

这8种颜色怎么选?安全的办法是去网上搜索配色(如下图),然后去幻灯片母版里,修改颜色配置(什么是母版、怎么修改母版配色,自己百度一下哈)。

(3)想好这页讲什么,再去找版式

接下来是很重要的步骤,选版式,决定这页内容如何分布在页面上(例如左边放数据、右边放文字说明)。

我的肺腑之言是——先决定这页的内容,然后才选择版式。你要有个深深的信念,无论内容是什么,都可以找到办法把它安排得好看。形式毕竟是为内容服务的,不要本末倒置,影响本身的沟通目的。

哪怕只有一句话,感觉很空洞,你可以找到这样的排版方法:


常见的版式需求有:

封面/封底

目录/议程,

就一句大标语,不配图空空荡荡,

空空荡荡3到8点小标题,

密密麻麻几段文字,

还有数据图形、表格、时间序列、并列关系等形式。

想好这页放什么内容,这时候去翻模板,哪页的排版适合又好看,我就借鉴那页。

举个栗子,我先决定,这页要放「6个要点」,我去翻翻自己攒的模板,找到这种参考。

或者下面这种设计,5条改成6条。

这样一张张根据内容去选版式,看起来工作量很大,其实你很快就会把自己常用的十几种(最多几十种)都覆盖了。

这时候,你一看到某个内容,就可以使用常见版式,常用的就这么写。(你可以看看我前面有个目录页面案例,再看看昨天也有个目录页面案例,它们是不是长得很像)。

好看模板哪里来——百度一下,真的很多,不需要注册、完全免费下载的网站不少的。许多设计师会把作品放出来,当作广告。像新闻发布会啊、高档宣传册啊,还是会请专业人士来做的。

(4)选好排版参考,偷工减料地copy

把选好的版式直接copy到自己正在画的PPT里,是不行的。这就是PPT丑的另一大杀手!

如果你不能想象一个PPT里出现多种不同模板、不同风格能有多难看,回忆一下前面的豪华装修。

所以copy过程中,我的技巧是:

1、只挑选最简单的参考设计——again,复杂的风格不容易驾驭、费时费力,得不偿失;

2、偷空减料地借鉴——设计感相当强的PPT,往往细节丰富,只参考大概。

3、一定调成定好的颜色——这一点绝对不能偷懒,你对颜色多克制,你的PPT就有多高级。

举个例子,某页我想写5项并列的内容,找到一个设计师的排版如下:

我的成品是下面这样,很多细节省略。一般工作场合,这个水准够用了。楼上那个原来的模板,反而给人内容大于形式之感。

克制自己的欲望,不要张张做到满满设计感。就如同屋里件件家具都平淡质朴而和谐自然,不要随便去高碑店淘件古董放进去,无论你有多么喜欢它。

(5)一丝不苟地对齐

来看看这个栗子,这张PPT(内容和数字请忽略,我随便在旧文档里找的,又胡乱改了数字)。标红线的地方,各种没有对齐;排版挺乱;字体、行距、项目符号都不统一。

这样感觉会粗糙。当然如果你们内部讨论,只关注事实和数据,这样也可以的!如果是比较正式的会议,需要加工一下。

那么,我比较朴素地改一改:白底黑字、少量颜色;最重要的是,字体大小统一;段落字句等处处对齐,处处均匀分布。

如果,你想做得更高大上一点也行:底部放张图,图片改成黑白色,上面蒙一层半透明的白色。有图片就会显得华丽些。

但是,核心依然是——颜色克制、字体统一、整整对齐。

还可以做得更繁复、更高级,可大部分场合,前面整整齐齐的版本就够用了。不能保证每张都花功夫,某一张过分设计感只会突兀。

再看一个例子,这是三位著名的经济学者,有老师请我帮助美化一下。大小不整齐,感觉不大正式对吧?

那排得稍微整齐一点,是不是好些?做一些简单修饰就够了。

怎么保持处处对齐、均匀分布呢?可以百度一下PPT均匀分布,学习一下排列相关按钮(很简单很有用),还可以自定义一排快捷工具栏,方便经常使用。

/ 04 /

小结

综上,作为资深格式控,我觉得:PPT是个重要的沟通工具,做得大方专业一点,传递公司和自己的调性。PPT又没那么重要,除非你真心有兴趣,未必需要去掌握、练习复杂设计功能。

那么,做出「高级感」的PPT来,就是「克制欲望」—— 白底黑字、1种字体、少许颜色、处处对齐。

我们无法贪心拥有所有的技能,那么至少可以做减法,然后把时间花在对我们更重要的地方。

过年了,一家人最要紧就是整整齐齐。PPT呢,最要紧也就是整整齐齐。:)

~the end~

P. S.

1. 关于我,现居北京,四岁女孩的妈妈,七年麦肯锡咨询,三年互联网运营,目前创业中。天秤座AB型血的纠结星人,主写职场与情场的选择题。

2. 关于咨询和上述思维方式,还写过:

我的前半生,是个做咨询的

麦肯锡方法不神秘 | 这招化繁为简,谁都学得会

那些麦肯锡方法论教不会我们的事

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