汇总丨实用丨行政执法办案常见错误
一
一、步骤缺失
1.向行政相对人表明身份。
突出表现在执法人员在对有关场所进行检查、询问当事人、询问证人之前不向当事人表明身份出示执法证件，直接进行现场检查或询问当事人、证人，这样做直接影响到所制作的现场检查笔录、询问笔录的证明能力。
此类问题在多个案卷中发生。
2.复制证据的核对、确认。
执法人员在复制证据材料的当场对复制件进行核对，在复制件上标注“经核对与原件无误”等字样。
特别注意的是行政处罚决定书上不得加有“经核对与原件无误”签章；各种证据材料的复制件必须有提供人的亲笔签名、盖章。
3.陈述、申辩的复核程序。
执法人员对案件不得先入为主，主观认为当事人陈述、申辩只是形式上的东西，不能认为当事人的陈述与申辩是“不老实”、“狡辩”，转而在实际操作中对当事人的陈述不理睬、不受理，同时也不允许简单地把陈述材料归入案卷不进行认真复核。
二、顺序颠倒
4.先调查后立案。
执法人员不得在发现案件后即对案件进行调查取证，待案件事实查清、取证结束后才填写立案审批表、行政处罚决定审批表报领导审批。
这就导致虽然案件有立案，但此时的立案是在案件调查取证之后进行的，使“立案”失去了原有的法律意义，是不符合法律程序要求的。
5.先核准后审核。
办案机构应当在案件调查终结后写出调查终结报告，并草拟行政处罚决定书，连同案卷交由核审机构进行书面核审。
核审机构核审后，由办案机构将整个案卷及核审机构的核审意见报局长批准。
我区基层执法办案突出的问题是：办案机构在办案过程中针对所有具体问题及处罚建议都事先请示局长，经过局长认可后才向核审机构审核，此行为违反法定的程序要求，应当予以禁止。
6.先签发后告知。
在对当事人进行行政处罚告知后，应在法定期限届满后才能签发行政处罚决定书，不得在局长签发行政处罚决定审批表的同时连同处罚决定书一起签发，这将严重违反法律程序。
三、送达方式错误
7.送达方式错误。
法律文书的送达有直接送达、邮寄送达、委托送达、公告送达等几种方式。
选择哪种送达方式是有法定条件的，特别是采取公告送达更有严格规定，执法送达时不可随意性，任意减化程序。
四、期限违法
8.禁止对当事人的陈述、申辩期限无届满就作出行政处罚决定。
应当严格遵守以下几点：
（1）执法人员不得对期间的起止时间计算错误。不允许将期间开始之日（告知书送达、交邮或公告发布之日）计算在期间内；期间届满的最后一日为法定节假日的，应当给以顺延一天。
（2）针对当事人主动要求尽早作出处罚决定。执法人员也不准违反规定作出处罚决定，同时必须在卷宗材料中附相关当事人主动放弃申辩权的书面材料作为证据。
（3）执法人员不得只为加强办案效率，而忽视执法程序的有关规定。
五、有形无实
9.行政处罚告知内容错误、不完整。
应当严格执行以下几点：
（1）事实部分告知完整。事实应当包括五要素即何人、何时、何地、何种违法行为、何种危害后果。告知当事人违法事实时应当详细写清上述几个要素。
同时要求注意行政处罚的具体内容必须少于或等于处罚告知书的具体告知内容，如切实需要增加处罚内容，必须重新下达处罚告知书，以防止告知不全现象的发生，有效的保障行政处罚相对方应享有的权利。
（2）适用的法律法规依据必须正确。主要是：法律法规名称应当规范，如不得以《反法》、《消法》、《质量法》等简称书写形式代替法律法规全称。
适用的条款要求具体，不得只以“有关规定”等笼统的表述代替；行政处罚决定适用多部法律、多个法律条款规定时，告知时不得仅就其中的部分法律规范、部分条款进行告知，应当就所有处罚依据完整告知。
10.案件讨论形式化。
在案件中突出表现的是对案件的集体讨论记录笼统记录成为“经全体讨论同意——”等主要结果，而不详细记录讨论的整个过程和各案件研究人员的具体意见。
11.调查人员与核审人员合一。
个别案卷中出现执法人员与案件核审人员合一，有些案卷从头至尾是一个人签字，明显地存在案卷造假现象。
12.诉权告知错误。
（1）告知当事人行使诉权途径错误。如：对属复议选择的，只告知向上级机关申请复议而不告知也可向法院起诉；对属复议前置的，却告知也可向法院起诉。
（2）告知当事人申请复议的期限错误。如：执法人员习惯性地按照《行政复议法》出台前的写法把期限写成15日；使用《行政复议法》施行前的法律文书没有及时将文书中的15日更正过来。
（3）告知起诉的期限错误。主要是在单行法对起诉期限有特殊规定时应当适用特殊法的规定得适用《行政诉讼法》三个月的规定；而且不得把三个月写成90天。
（4）当事人存在多个违法行为。在一份处罚决定中分别依据多部法律法规作出处罚，所依据的不同法律法规对当事人诉权的规定不同应当分别告知。
六、证据不全
13.证据收集合规有效。
依法向当事人送达行政处罚告知书，应当要求当事人在送达回证上签章，并注明送达时间；对重大复杂案件经过集体讨论后作出的处罚决定，应当有讨论记录作为证据；执法人员进行现场检查前向当事人出示执法证件，表明身份，应当在《现场检查笔录》中体现。
14.证据是行政处罚作出的主要依据。
行政主体在作出行政处罚决定前各类涉案证据必须做到相互映证，以形成完整、充分的证据链条，以保证行政处罚的准确性。
15.案件证据应充分，取证应完整。
突出表现在不得把当事人的陈述或询问笔录作为唯一处罚证据，应当收集其它相关证据与此互相支持。
七、依据不准
16.依据不准常见情况。
（1）效力层次区别。在作出处罚决定时应严格遵守上位法优于下位法、特别法优于普通法、新法优于旧法的原则，同时严格遵守文件的运用范围，严把红头文件不能作为处罚依据的规定，但应注意可以转致于法律法规上加以运用。
（2）法律、法规更替。办案人员应密切注意新法运用，禁止以已废止的法律、法规、规章作为行政处罚依据，以有效的保障行政执法的正确性。
八、案卷制做不规范
17.制卷应当注意的主要问题。
（1）案卷装订必须三孔一线。案件装订要求三孔一线,线绳距离长达 18CM,要求卷宗前部三孔一线不得粘贴而卷宗底部绳结必须粘贴,并在两头加盖公章或骑缝章。
（2）文书格式要求规范。多是指各种执法文书用纸要求用国际标准A4型(210mmX297mm);标题、字体用二号小标宋体,其余部分用三号仿宋字。
（3）处罚决定书。不要求设立案件类型标题，当事人基本情况部分的打印排列要注意美观、整齐、分清层次，落款必须加盖公章。
（4）案件卷宗材料规范。案卷应按照58号规定的材料顺序整理装订，法律文书禁止圆珠笔或铅笔书写，应放入副卷的材料不得装进正卷，纸张大小应统一等。
九、其他问题
18.执法过程中还有一些重要的事项务必严格遵守。
（1）一事不再罚原则。指在行政处罚中对同一当事人的同一违法行为不能给予两次以上罚款的处罚。
（2）执行罚缴分离不到位。按规定案卷中应有省财政厅统一印制的代收款收据复印件，并且应由代收银行出具，加盖银行业务公章和收款员章。
在不少案卷中或者没有代收款收据（复印件），或者没有银行、收款员盖章。
（3）主体确认。对公司的分支机构能否成为处罚主体存在不同意见，在办案中应当客观的看待，主要看它是否独立经营、自负盈亏、自我管理，并依法定程序取得营业执照。否则不能作为行政处罚主体。
同时注意没有行政执法资格的非公务员不得作为案件调查人员，在案卷材料中签字。
（4）行政强制措施的运用。必须在具备一定的外部条件下才可以进行，例如：应有一定的证据支持；有明确的法律依据；同时要考虑对其行为制裁的适度。
（5）案件调查终结报告包括事项
1）案件调查取证情况。
2）当事人基本情况。
3）违法事实。
4）适用法律规定。
5）处罚建议意见五个部分。
同时注意案件终结报告与处罚决定书在内容形式等方面有严格的区别，不能简单雷同，相互成为一种翻版。
（6）其他需要注意的事项。《行政处罚法》规定的责令当事人改正违法行为不能作为行政处罚的种类实施。
一
市场监管领域常见10种“期限”规定
01
立案期限（15个工作日+15个工作日）
执法办案机构应当在收到投诉举报、移交移送等案件线索之日起15个工作日内核查并报领导批准后立案，特殊情况下经报批可以延长15个工作日。
02
投诉举报（7个工作日、7个工作日、5个工作日）
具有处理权限的市场监督管理部门应当自收到投诉之日起七个工作日内作出受理或者不予受理的决定，并告知投诉人；终止调解的，市场监督管理部门应当自作出终止调解决定之日起七个工作日内告知投诉人和被投诉人；举报人实名举报的，有处理权限的市场监督管理部门还应当自作出是否立案决定之日起五个工作日内告知举报人。
03
申请复检期限（15日、7个工作日）
《中华人民共和国食品安全法》第八十八条第一款：对依照本法规定实施的检验结论有异议的，食品生产经营者可以自收到检验结论之日起七个工作日内向实施抽样检验的食品安全监督管理部门或者其上一级食品安全监督管理部门提出复检申请；《产品质量法》第十五条第四款：生产者、销售者对抽查检验的结果有异议的，可以自收到检验结果之日起十五日内向实施监督抽查的市场监督管理部门或者其上级市场监督管理部门申请复检。
04
责令改正及复查期限（合理、10个工作日）
《行政处罚法》第二十八条第一款规定：行政机关实施行政处罚时，应当责令当事人改正或者限期改正违法行为。关于责令改正的期限，法律法规并未明文统一规定，但行政行为一定要合理。举例说明：特种设备现场检查中发现未办理使用登记等违法行为，其整改期限至少应大于行政相对人准备申报材料＋行政机关办理使用登记发证的期限。此外，市场监管部门在行政相对人整改期限届满后也应该及时复查，2022年7月1日实施的《特种设备安全监督检查办法》规定：市场监督管理部门应当在被检查单位提交整改报告后十个工作日内，对整改情况进行复查。复查可以通过现场检查、材料核查等方式实施。
05
行政复议答复、行政诉讼答辩时间（10日、15日）
被提起行政复议的办案机构应当自收到《提出行政复议答复通知书》之日起十日内，向行政复议机关提出书面答复，并提交当初作出具体行政行为的证据、依据和其他有关材料。被行政相对人提起行政诉讼的办案机构，应当在收到起诉状副本之日起十五日内向人民法院提交作出行政行为的证据和所依据的规范性文件，并提出答辩状。
06
办案期限（90+30+？）
适用普通程序办理的案件应当自立案之日起九十日内作出处理决定。因案情复杂或者其他原因，不能在规定期限内作出处理决定的，经市场监督管理部门负责人批准，可以延长三十日。案情特别复杂或者有其他特殊情况，经延期仍不能作出处理决定的，应当由市场监督管理部门负责人集体讨论决定是否继续延期，决定继续延期的，应当同时确定延长的合理期限。（案件处理过程中，中止、听证、公告和检测、检验、检疫、鉴定、权利人辨认或者鉴别、责令退还多收价款等时间不计入前款所指的案件办理期限。）
07
查封扣押期限（30+30、30+45）
根据《中华人民共和国行政强制法》的有关规定，查封扣押一般最长期限是三十日而不是一个月（不包括检测、检验、检疫、鉴定的期间），特殊情况下报分管领导批准后最多延长三十日；《中华人民共和国食品安全法实施条例》第61条规定：县级以上人民政府食品安全监督管理部门依照食品安全法第一百一十条的规定实施查封、扣押措施，查封、扣押的期限不得超过30日；情况复杂的，经实施查封、扣押措施的食品安全监督管理部门负责人批准，可以延长，延长期限不得超过45日。
08
告知到决定期间（5个工作日+）
根据《中华人民共和国行政处罚法》、《市场监督管理行政处罚程序规定》的相关规定，行政处罚告知书送达到作出行政处罚决定不能少于5个工作日。
09
行政复议和行政诉讼期限（60日+、6个月或X、60日＋15日）
根据《中华人民共和国行政复议法》的规定，行政相对人申请行政复议最短期期限60天，法律超过60天的的除外；提起行政诉讼期限一般是6个月，但《中华人民共和国专利法》和《中华人民共和国计量法》有“15日”的特殊规定应从其规定；价格等领域违法行为行政复议前置案件的行政处罚决定书中的时间（60日行政复议＋15日行政诉讼）。
10
行政强制执行期限（权利届满+10日+3个月）
根据相关法律规定，市场监管部门没有行政强制执行权，只能申请人民法院执行：当事人在法定期限内不申请行政复议或者提起行政诉讼，又不履行行政处罚决定，且在收到催告书十个工作日后仍不履行行政处罚决定的，市场监督管理部门可以在期限届满之日起三个月内依法申请人民法院强制执行；市场监督管理部门批准延期、分期缴纳罚款的，申请人民法院强制执行的期限，自暂缓或者分期缴纳罚款期限结束之日起计算。
笔录制作的常见问题
现场笔录如何制作？
《现场检查（勘验）笔录》（以下简称《笔录》）是行政执法机关按照法定的执法程序制作的法律文件。《笔录》不仅反映了行政机关的执法活动，而且在行政复议和行政诉讼过程中，是证明具体行政行为合法性的主要依据。
执法实践证明，《笔录》作为执法机关现场执法的第一手证据，如果遵循现场检查的基本要求，有效实施现场检查，可以达到预期效果。
相反，失败的现场检查，造成《笔录》无法和其他证据相互印证，甚至出现严重失误，导致案件事实不清，证据不足，可能导致案件无法成立，甚至导致行政执法部门承担相关法律责任。
因此，正确理解执法文书的适用情形，准确掌握执法文书的制作要点，是规范执法行为，保证办案质量的客观要求。现以文化执法为例，对《笔录》制作作简要阐述。
一、现场检查的基本要求
1.事前抓策划
实施检查之前，办案单位应设定检查方案，明确现场指挥。要让每位办案人员熟悉案情，明确检查目标，进入现场后的任务，谁做检查笔录，谁控制现场，谁负责对当事人进行沟通谈话，谁负责扣留财物等都要进行明确分工。 要有应变方案，情况复杂或夜间检查应请公安部门协助或加派执法人员，如两三个人夜查市场，要考虑到安全问题。取缔无证照案件更要注意兵贵神速，迟则生变。需要安排专人维持秩序并负责宣传解释工作，化解当事人或围观人员对抗情绪，防止事态恶化。
2.临场抓配合
执法人员进入现场后，要做到有分工有协作，集中精力，抓紧时间，首先控制现场人、财、物不走失，然后分头检查取证，指挥人员要充分掌握现场情况，灵活调动人员，控制工作进度，尽量做到速战速决。 执法人员一旦进入现场实施检查，就应当由专人负责接触当事人，耐心做好工作，尽量消除当事人的抵触情绪，尤其要避免其他别有用心的人煽动不明真相的人围攻执法人员。
3.重点抓证据
于现场检查中所取得的证据可靠程度高，因此执法人员要重点抓好证据收集。检查时，要通过询问、察看、清理，细心收集和控制现场证据，并善于用已发现的证据再发现新证据及涉案财物，并做好《笔录》，以固定现场违法事实，还要做好涉案财物的扣留封存。当执法人员一到现场，有违法行为的当事人往往惊慌失措，这时是案情突破的节点，必须善于掌握机会，学会心理控制。总之，现场检查是收集证据的重要措施，执法人员必须抓住这一机会把该取得的证据尽量取到手。
二、《笔录》的制作原则
在行政执法实践中，现场检查是日常执法中经常实施的具体行政行为，与此相应，《笔录》也就成了最广泛最经常被使用的证据形式。它对于调取案件证据、实施处罚有着重要的意义，仅此一证据，关系到立案、调查和处罚三个不同的程序阶段，影响着案件的正确查处。因此，《笔录》的制作应严加规范，制作时应把握“合法性、全面性、客观性、准确性”这四个原则要求。
1.合法性
所谓合法性即制作现场检查笔录应当按照法律规定的法定程序进行。《笔录》与案件活动密不可分，最终目的是保证案件能得到正确的处理，保证法律的具体实施。因此，笔录的制作要合法，手续要完备。主要包括以下三方面：
第一，《笔录》主体和对象的合法性。涉嫌违法行为需由行政执法机关管辖，行政执法机关有法定授权，制作笔录的执法人员必须是持有省级政府颁发的行政执法证、有执法资格的人员制作。制作《笔录》时，执法人员不得少于两人，两人要出示执法证件，表明身份；《笔录》的对象必须是完全民事行为能力人，精神病患者或有智障的人都不能作为笔录对象。《行政诉讼法》第94条规定：讯问聋、哑犯罪嫌疑人，应当有通晓聋、哑手势的人参加，并且将这种情况记明笔录，也就是说，除了一般的对象外，遇到某种特殊情况，还应有特殊的笔录对象参加，否则，《笔录》无效。
第二，《笔录》内容的合法性。《笔录》应当详细客观记录与涉嫌违法行为相关的现场情况，执法人员采取的调查取证措施及过程，认定事实的证据，涉案人员说明的情况及理由，必要时绘制现场勘验示意图； 采取行政强制措施的，还应当注明理由、依据以及告知当事人依法享有的权利、救济途径等。 根据《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》第57条规定：“下列证据材料不能作为定案依据：（一）严重违反法定程序收集的证据材料；（二）以偷拍、偷录、窃听等手段获取侵害他人合法权益的证据材料”，所以对抽样取证、先行登记保存或查封扣押的物品，《笔录》中应当载明被采取措施物品的处理依据、获取途径、种类、数量等，严格按照法定程序收集。对现场录音录像和拍照的情况，要公开进行，在《笔录》中应有所记录，保证获取手段的公开性。
第三，《笔录》手续的合法性。《笔录》属于当场一次完成的文字，一经制作完成并经有关人员核对签字后，即具有法律效力或法律意义，任何人不得随意改动，不允许作任何事后的修改和重作。少量的必要的更正、修改必须在当场进行，而且要符合规定的手续要求。 例如，在《笔录》记录完成后，执法人员必须签名，当事人或者负责人查阅笔录，可以提出意见，执法人员同意后，可以对《笔录》加以修改。根据《最高人民法院关于行政诉讼证据若干问题的规定》第71条规定，修改后的《笔录》，当事人要签字盖章，予以认可。执法人员不同意，应该将要求修正的意见和不同意修正的理由写明附卷。经当事人阅看后的笔录，当事人应签名或盖章。当事人还应在《笔录》上逐页签名或按指印。对同一案件有多个现场，同一现场进行多次现场检查的，每次每个现场都要制作《笔录》。
2.全面性
所谓全面性原则，就是要求真实地记录检查的全过程。可以采取“先静后动，先上后下，先外后内，由大到小，由粗到细”的方法，先简要描述大环境、方位地点，再收缩到具体需要重点检查的位置。还应当注意《笔录》记载的顺序应当与现场勘验的实际顺序一致，以避免记载出现紊乱、重复或遗漏，对与具体案情关联不大的内容，可以简写，而对于与案情关联紧密的物品、工具、人员情况、物品规格数量的确定过程，都应详细记录。在制作时要注意以下四点：
第一，记录执法人员检查勘验的方法和手段。包括记录检查过程中的拍照、录像、收集、提取其他证据、邀请见证人等情况。如网吧未按规定核对、登记上网消费者的有效身份证件案，对网吧上网人员数量的确认，是在场所内逐个清点，还是查看《上网登记本》，还是查看网吧计费收费系统来获取上网人员数目。要对上网人员数的来源，做出说明。
第二，记录当事人的活动状况。如记录当事人在检查过程中是否在场，是否正在违法经营，是否按要求提供有关合法证明等。现行行政执法检查比较普遍使用的是现场摄影或录像取证方法，作为固定直观真实的证据，也为案件判断定性提供有力的佐证。拍摄人员拍摄图像证据是针对性取证，要胸有主题，围绕证据链拍摄，内容要与案情紧扣关联。 例如，取缔无证大棚演出，录像拍照镜头一般应包括锁定大篷车演出场所；有体现当事人宣传演出内容和演出票价的场景；有体现当事人售票、观众买票观看演出的场景，并注意当事人卖票、收钱关键动作的抓取，镜头构图要涵括当事人身体全貌；有锁定违法行为或物品的近照、特写和执法人员向现场当事人出示执法证件、当场送达的文书特写及交付场景等。
第三，记录执法人员对涉案物品和相关证据采取的相关措施。如记录执法人员在现场检查过程中依据现场情况做出的抽样取证、先行登记保存、查封扣押等措施及相关物品数量的清点过程。例如，擅自从事经营性互联网文化活动案，对网站实际经营的物理地址进行检查时，要对网站后台管理程序、网站源代码、广告代码、付费充值系统等电子证据进行封存，对当事人的电子证据存储介质进行先行登记保存，在原始存储介质无法封存、不便移动时，可以用硬盘拷贝进行整体复制，对电子证据收集、提取过程及使用工具，都在《笔录》中详细记录。保证电子证据的收集、提取过程可以重现，保证电子证据的完整性。
第四，《笔录》涉及的时间、地点及当事人。检查的起止时间应精确到分钟。地点要具体、明确，应填写县区、乡镇、村（居）委会、街道（村民小组）、门牌号。对没有门牌或地点情况复杂的要选择好参照物，方向、距离要准确无误，必要时还可以绘图说明。对物品放置的地点、位置、数量和摆放方法都应准确记录。当事人有经营许可证、营业执照（以下简称“证照”），当事人又在现场的，要以证照上的名字作为现场检查笔录的被检查人，个体工商户、农村承包经营户、个人合伙视为自然人；违法当事人有证照，但现场检查时当事人不在现场的，也要以证照上的名字作为《笔录》中的被检查人，但在《笔录》上签字时，要让现场负责人签字盖章；违法当事人既有证照，又在经营现场，但拒绝在《笔录》上签字，对于这种情况，执法人员要在《笔录》上注明“当事人拒绝签字”，由两名以上执法人员签名，并注明原因。如有必要，应让证人签字证明，或者请公证人员到场作证；违法当事人属于无证照经营，在核实当事人身份证后，以身份证上的名字作为《笔录》中的被检查人。
3.客观性
所谓客观性原则就是要真实反映被检查的人、物、场所的客观存在性。切忌主观推测、主观臆断，使用“非法”“违法”“擅自”等定性词语。《笔录》的内容必须客观真实，不加主观评论，要真实地反映执法活动的实际情况。它必须全面、完整、准确、及时地记录执法活动的全过程，它应当在各种执法活动的当时、当场，以文字形式加以定格。在制作时要注意三点：
（1）没有亲眼看到的不能记；（2）分析判断的不能记；（3）推测可能的不能记。也就是说只能记录那些你在现场看到的和实际做的事情，而其他依据现场材料所做出的结论、推断等都是不可以写在《笔录》中的。应该用纪实、叙述的写作手法来记录检查的情况。
4.准确性
所谓准确性就是要准确地反映现场检查的时间、地点、位置和违法情况。《笔录》属于实用文书范畴，在书写的形式和效果等方面的要求更为严格。主要应注意以下五点：
（1）《笔录》的书写要严谨、清楚，力求工整，可以采取书写或者打印方式填写。书写执法文书，应当使用黑色或者蓝黑色钢笔、签字笔、毛笔，并保持字体工整、字迹清楚、页面整洁。使用打印方式填写时，应当删除格式文书中的下划线以及说明部分。不要使用“草书”，不能有太多的修改。辅佐性项目的填写要齐全，不能有空缺。
（2）语言必须实用、准确、庄重、严肃。除编号、数量、日期、时间等内容使用阿拉伯数字外，应当使用规范汉字，尽量避免口语、方言和文学语言，比如，《互联网上网服务营业场所管理条例》第二十一条规定“互联网上网服务营业场所经营单位不得接纳未成年人进入营业场所”。关于“未成年人”，在一些笔录中就出现有“中学生”“小孩”“未成年”等不规范称呼。
（3）语言要完整。《笔录》中出现的各种名称，如法律名称、单位名称、当事人名称、物品名称，不得随意省略和使用代号。如果实在是全称太长，叙述起来不方便，就在第一次出现全称的后面注明，这样就比较清楚一些。
（4）执法文书中“案由”一项应当填写“执法行为的性质”。“执法行为的性质”应当严格使用所涉及法律、法规或者规章中相关条款的具体表述。调查终结前，在“执法行为的性质”的表述前应当加“涉嫌”二字。（5）记录内容与实际情况相符。例如，在查处经营非法出版物案件中，现场查处非法出版物的数量、进货（销货）凭证、进货（销货）单价、原始账册的有关数据都要记录清楚。物品数量的记录要与《证据先行登记保存物品清单》的数量相吻合，做到现场记录、证据先行登记保存物品清单与物品“三线合一”。
三、《笔录》制作注意事项
《笔录》是对违法现场情况的客观描述，是文化部门实施行政处罚的重要证据，具有较强的证明效力。其用语要客观，记录应全面。但在实际办案中，部分执法人员对其重要性认识不足，记录马虎，造成现场检查笔录质量不高，甚至出现严重失误。
1.记录的词语主观性较强
有些执法人员未能把握住《笔录》的纪实性、客观性和准确性的要求，制作的现场检查笔录包含的主观性因素太多，主要表现在以下几个方面：
（1）对物品数量不能作出精确描述。使用“大约”“大概”“估计有”等模糊词语，或“多”“余”“左右”等不定词语。这是制作现场检查笔录的一大禁忌。
（2）现场进行主观认定。先入为主，使用“违法”“非法”“擅自”等词语，或者像制作处罚文书一样，直接在《笔录》中记录处罚结果，这都是不对的。在行政处罚决定书下达之前，都应该是涉嫌违法。
（3）以《笔录》代替询问笔录。有的《笔录》以“据当事人口述”的形式将当事人购进、售出物品的数量、价格等内容记录下来，这类《笔录》看起来更像询问笔录。
2.记录的内容不全面
有的执法人员不能全面记录检查的内容、方法、结果和相关人员的行为等情况，所记录的内容不全面，主要表现在以下几个方面：
（1）只记录实施现场检查的结果而未记录检查活动的过程。如未记录检查过程中的拍照、录像，收集、提取其他证据，邀请其他人员到场等情况。其实，只有对这些情况一并记录，才能相互印证，形成证据链。
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