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怎样5分钟教人做出「高级感」PPT?

2017-10-16 Autumn QT 清醒贪心记

离开麦肯锡后,已经来到对PPT格式要求不那么高的环境,我对辣眼睛的PPT依然不能忍。

不能忍的代价,就是所有经手PPT格式,我都要改一遍。

然而,这毕竟只是一种沟通工具。虽然市场上有相当丰富的课程与素材,但是强求每个同伴苦练成仙,既不现实,也无必要。

因此,我有一套秘笈,给人讲5分钟,就可以做出「高级感」PPT。

亲证我口授过的小伙伴,自此PPT格式都不用我再改了。

/ 01 /

模板之殇

每当有人问我要PPT高级模板时,我就非常纠结。原因见下图:

这类图特别容易找到,去任何一个租房网站,就会发现一堆浓妆艳抹的房间实景。

墙纸必要贴花,四面墙恨不得贴四种;

窗帘必双层、必绣花、必流苏;

灯饰必然水晶垂挂、花开九朵、金碧辉煌;

家具必带中式、美式和/或欧式的古典装饰;

沙发有N种颜色靠垫,床上织物铺出N层;

飘窗、地毯、吧台、繁复装饰电视墙、曲线镂空隔断墙……一个都不能少。

很遗憾,一旦发现用模板可将页面做得繁花似锦,我们就会一秒变「PPT装修暴发户」。

骤然见到3D、阴影、衬色、边线、旋转、剪裁、叠加、填充、艺术效果、透明图层……能够打造出的神奇效果,我们可能迫不及待要大显身手。

结果,以为做出的效果是酱紫的:

其实,是酱紫的,比毛坯房还让人想哭。

/ 02 /

那怎么办?放弃追求了么?

做出「暴发户」或者「毛坯房」PPT,太正常了。

品味是品出来的,见地是见出来的。尽管有那么多PPT分享技巧公号,也需要你一个一个功能地去练习打磨。

而作为一个PPT格式控,我其实反对小伙伴们在提升PPT技巧上花费太多时间。毕竟只是个工具,设计服务内容,PPT本身言之有物、逻辑清晰,比形式重要。见客户、见媒体、见合作伙伴、公司内部沟通,清楚、大方就行。

而在设计方面,我们所要做的,恰恰是「藏拙」,摒弃过度技巧,只用简单方式,做出「高级感」PPT。

怎么藏拙呢?

这世界上的「高级感」有两种,一种不容易驾驭:

多种色彩、多种条纹、多种质地,搭配得恰到好处,才不会是车祸现场。就好像这样的PPT模板:34 30144 34 10435 0 0 4605 0 0:00:06 0:00:02 0:00:04 4605pan>

另一种是我们容易驾驭的,原则就是,「颜色很少、东西很少、所有东西都来自一个品牌」。

就好像这样的PPT:

这样固然少一点个性,却不容易出错。正如同不太会穿搭,那么就保持蓝白黑灰、同一质地。时尚元素都堆砌在身上,可能是巴黎时装周效果,也可能是十八线影楼婚纱照效果,而且后者的可能性灰常大!

/ 03 /

高级感的5条要领

(1)只用纯白底色

有许多设计师出品的PPT母版,非常优美,让人难以抗拒。但是,这好比你租房子,房东的自带装修有浓郁风格,墙纸、天花、窗框、隔断,让你后面添加进去的家具,都容易格格不入。

你需要极大的耐心和意志力,以后每做一张PPT都跟随这个风格。

即使你能做到,你能保证你的合作小伙伴都能做到么?你能保证自己每张PPT都能做到么?

所以,我选择默认母版,白色无任何装饰基本款。如果你对字体有偏好,就打开母版,调好字体。

我的PPT从头到尾,只用1种字体。

(2)挑选8个颜色,用且只用这8个颜色

这8个颜色分别为:

1)黑色,2)白色,

3)深灰,4)浅灰,

5)主色,6)浅主,

7)亮色,8)浅亮。

黑白灰色:黑白的作用不言而喻,灰色系有时作为某一模板的底色或衬托(灰色我也尽量只用2种灰色),例如:深浅主色:用得最多的颜色,会奠定基调,如热烈的红、明亮的橙、沉静的蓝、清新的绿,一般是公司LOGO色调。而用一深一浅,可以打破单调、制造层次感、进行渐变填充。

深浅亮色:偶尔使用,如果主色偏安静,可能需要一点红黄色系,突出重点、提亮画面。经常看到无论什么底色,都用正红色突出重点的,矮马,这是PPT变丑的主要杀手之一!

这8种颜色,并没有定规。我见过3种颜色的大气效果,也见过多种主色、亮色,丰俭由人。但是,8种,真的够用了,超过就容易杂乱。

黑白蓝3色的蚂蚁金服PPT

也见过多主色的成功案例。

毫不夸张地说,你的PPT有多「高级」,50%以上取决于,你对颜色有多克制。

这几种颜色,需要协调;最安全的办法,是去网上搜索现有模板的配色。一旦选中,就去幻灯片母版里,将颜色设置修改,这样你在这个PPT中,系统就会采用自动默认的颜色;如果你需要修改某个颜色,点开字体或者形状颜色,第一排就是默认颜色。

去幻灯片母版中,修改颜色。

作为公司里的格式控,我就未雨绸缪,从第一天就把母版做好、字体设定、颜色选定,来来来,小伙伴们,就用我这个。

(3)先想好这页讲什么,再去找设计

我们做PPT时,往往需要多种类型的排版。常见的有:

封面/封底,

目录/议程,

就一句大标语,不配图显得空空荡荡,

空空荡荡3到8点小标题,

密密麻麻1到N段文字,

还有数据、表格、渐进、循环、时间序列……等多种形式。

而做一页PPT的步骤是:

第一步,想这页我到底要说什么

第二步,想这页我要放什么内容,来支撑我要说什么;

第三步,这时候去翻模板,哪页的设计我能参考

举个栗子,我先决定,我要说「6个模块的概要」,我翻翻自己攒的模板,找到这种参考。

看起来工作量很大,其实你很快就会把自己常用的十几种、几十种排版都覆盖了。

(4)选好排版参考,偷工减料地copy

网上有好多漂亮模板,但往往一个模板只有几种排版,不能满足所有需求。

这时候容易出现「杂拼」,就是把另一个模板copy到正在使用的模板里。矮马,这就是PPT丑的另一大杀手!

如果你不能想象一个PPT里出现多种模板能有多难看,回忆一下题图的豪华装修。

所以copy过程中,我的技巧是:

我只挑选最简单的参考设计——again,复杂的风格(立体、阴影、光泽、透明图层、图片剪裁、艺术效果……),不容易驾驭;即使你能够驾驭,不能保证每页、其他同事的每页都能统一风格;过分修饰感的某个页面,就会显得突兀。

我绝对偷空减料地借鉴——设计感相当强的PPT,往往细节丰富,我只参考大概。

我一定调成模板的默认颜色——这一点绝对不能偷懒,你对颜色多克制,你的PPT就有多高级。

举个例子,五项并列,设计师的模板如下:

我的成品是这样的:

克制自己的欲望,不要张张做到满满设计感。就如同屋里件件家具都平淡质朴而和谐自然,不要随便去高碑店淘件古董放进去,无论你有多么喜欢它。

(5)一丝不苟地对齐

来看看这个栗子,这张PPT(内容和数字请忽略,我随便在旧文档里找的,又胡乱改了数字)。标红线的地方,各种没有对齐;字体、行距也都不统一。

那么,我比较朴素地改一改:白底黑字、深灰主色、少量亮色;然而重要的是,字体与字体大小统一;方块与项目符号、段落字句等,处处对齐,处处均匀分布。如果,你想做点简单装饰,也行。 想做得更高大上一点也行。

还可以做得更繁复,但是连这个版本,我平时也不做的。如前所述,不能保证每张都花功夫,过分设计感只会突兀。意思明白、整齐大方,第一个修改方案就足够了。除了开大型发布会,其他商务场合使用绝不寒碜。

怎么保持处处对齐、均匀分布呢?

在PowerPoint最上端左侧,可以自定义一排快捷工具栏。点击进去,可以在菜单中看到几乎所有的格式命令,找到与对齐和分布有关的命令,并放入快捷工具栏

这样就可以选择几个目标(例如四个黑色方块),将它们随心所欲地左对齐、右对齐、上对齐、下对齐、横向均匀分布、纵向均匀分布啦。见下面小图

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小结

综上,作为资深格式控,我觉得:

PPT是个重要的沟通工具,做得大方专业一点,传递公司和自己的调性。

PPT又没那么重要,除非你真心有兴趣,未必需要去掌握、练习复杂设计功能。

那么,做出「高级感」的PPT来,就是「克制欲望」——

白底黑字、1种字体、少许颜色、处处对齐。

我们无法贪心拥有所有的技能,我永远也成不了美妆、时尚、装修、P图的大师。那么,至少我们可以做减法,然后把时间花在对我们更重要的地方。

或许,你现在可以理解,我这样的格式控,为何公众号格式那样简单。因为我在PPT上花费过1万小时,在公众号,我就藏拙了。:)

P. S.

1. 关于我,现居北京,四岁女孩的妈妈,七年麦肯锡咨询,三年互联网运营,目前创业中。天秤座AB型血的纠结星人,主写职场与情场的选择题。有点忙,尽量坚持周更。如果我不更,就是我真太忙了,见谅。

2. 关于咨询和上述思维方式,散见于

《我的前半生,是个做咨询的》

《麦肯锡方法不神秘 | 这招化繁为简,谁都学得会》

《麦肯锡方法不神秘 | 一开始就想清楚,否则都是瞎折腾》

《平视对方,向小晚对王兴那样》

《那些麦肯锡方法论教不会我们的事》

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