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如何有效且自信地主导/主持一个英文视频会议

以下文章来源于：红板砖开发信

一些有用的短语

1 开始会议

每个与会者都应宣布他们的存在。如果是你主持会议，应单独欢迎每位与会者。确保所有被邀请者都在场，也应将新成员介绍给其他与会者。

问候语

Good morning. This is [Alex] from the [your company name].

Good afternoon [Rachel]. Thank you for joining us today.

I would like to welcome everybody here today.

Thanks for attending.

Could you all when speaking state your name clearly?

Please indicate (say) which office/department you represent so that the minutes are recorded properly.

出席会议

Before we start, please could you introduce yourselves?

I’m afraid [Jacky] is absent today. We will have to proceed without him

核对姓名

[Ralph], please could you correct my pronunciation before we begin?

Today we have two [Toms]. Please could we add surnames when speaking: Tom Smith and Tom Taylor.

介绍新成员

I’d like to introduce [Paul]. He’s in charge of Sales in the Paris office.

2 设定基本规则

提醒参与者从一开始就清楚地进行表达，避免太多的人同时发言，同时提醒参与者如何使用视频会议的技术。

最大限度地增进了解

We have 3 nationalities here today. Please speak clearly and slowly so that everyone understands.

Please could you speak one at a time?

May I remind you to speak one at a time?

技术方面

Could you check your microphone please?

Remember to switch off the mute button when you are speaking. Switch it on when you’re not speaking.

3 决定发言顺序

如果有超过三或四个人参与，设定一个发言顺序将有助于避免混乱或中断。

例如：参与者可以按字母顺序发言。无论你选择什么，重要的是在一开始就明确说明顺序，这样人们就能在轮到自己时做好发言准备。

在你介绍完主题后，你可以补充说：

We’ll follow an alphabetical speaking order. We’ll begin with Mr. Baldwin, followed by Mrs. Brown, Mr. Chatterjee, Ms. Evans, Mr. Richards, Ms. Stalling and Mr. Yaxley.

4 处理问题

确保所有与会者都能听清楚。当你遇到声音方面的问题时，要让其他参会者知道，也可以礼貌地要求呼叫者重复。

检查音量

Can you hear me ok?

Could you check your microphone please?

声音有问题

I can’t hear very well.

I’m sorry. I have a problem with my microphone.

There’s a lot of noise in the background. Could you check your microphone please?

John, you need to switch off the mute button if you want to speak.

理解口音

I’m sorry [John], but I’m afraid I didn’t understand. Please could you repeat that?

I’m afraid I didn’t understand, Mr [Chopra]. Please could you speak more slowly?

理解某个句子的一部分

I’m sorry [Mr McKay] but I didn’t catch that. Could you repeat that please?

I’m afraid I didn’t understand [Mr McKay]. Please could you say that again?

I’m sorry [Mr McKay]. Please could you clarify what you mean by…?

但出现多个声音时

There are two people speaking. Mr Chopra, can you continue? John, we’ll come back to you in a moment.

5 设定目标

在电话会议开始时明确说明会议的目的

The purpose of today’s meeting is to review last month’s sales.

The objective of this meeting is to make a decision about the advertising campaign.

The purpose of this call is…

Our agenda today will be…

I would like your input on…

I’ll be asking questions about…

6 参照文件

因为与会者看不到你，所以你必须能够清楚地描述他们。

You should have a green document in front of you entitled ‘Customer Satisfaction’

The main points are highlighted in bold.

Please turn to page 14

7 分享意见

征求意见

Shall we go round the table and hear everyone’s opinion?

Alex, what do you think?

[Rachel], what are your thoughts?

表达意见

In my opinion, we are performing well under the circumstances.

I think that…

同意的意见

I agree

I completely agree

I agree to a certain extent.

不同意

I’m sorry but I’m afraid I disagree.

I see your point but I’m afraid I disagree.

I tend to disagree.

I see things from a different perspective.

确认是否完全理解

So what you’re saying is, we need to increase sales.

Could you repeat that please?

So if I understood correctly, you want us to increase the budget?

妥协

Let’s try to find a middle ground.

Why don’t we try to reach a compromise?

Would you be willing to compromise?

If you could increase our budget, then we could spend more on advertising.

提出一个建议

Maybe we could increase the budget.

Why don’t we focus on online advertising?

同意一个建议

That’s a good idea.

I like that idea.

表示理解

I understand.

I see your point.

打断别人

I’m sorry to interrupt. It’s Susan here.

Alex here. Could I just jump in here.

8 管理发言的人

告诉大家在发言前要清楚地说出自己的名字，并确保每个人都有机会发言。

澄清谁在说话

• Sorry. Who’s speaking please?

• Please could you say your name before speaking?

邀请参与者发言

• [Pauline], what are your thoughts?

• Let’s ask everyone their opinion.

9 管理时间

注意时间限制，并确保其他人也知道。

尊重时间表

May I remind everyone that we have to finish by 4pm.

Please be brief as we only have 30 minutes.

I think we’re getting side-tracked. Let’s try to keep to the agenda.

将讨论带入尾声

I’m afraid we’re running out of time.

Would anyone like to add anything before we finish the call?

We’re running out of time. Let’s try to wrap things up.

10 会议结束

总结关键的决定和行动要点。确保每个人都知道接下来的步骤，要采取的个别行动，以及相关的截止日期。

总结

So, let’s go over the main points.

So, to summarize we have decided to focus on online sales.

突出行动要点

So [Alex], you’re going to send out the minutes. [Rachel], you’re going to speak to the regional Manager.

参考未来的电话

Shall we schedule a follow-up call in 2 weeks?

Let’s speak again next month.

Thank you everyone for your time. In this discussion, we covered the following points…

好了，希望上面这些视频会议短语将帮助你得到客户的欣赏，因为清晰、简单的短语在商业文化中是一种智慧的，成熟的、富有同情心的标志。

原文链接: https://hongbanzhuan.com/buy/?__preferral=067e9d102.2654 转载请务必加上这个链接！

回顾学习：

• 外贸客户开发 | 给国外客户打电话并不简单，尤其是要注意这些……
  

• 外贸客户开发系列 | 教你如何给你的外贸客户打电话！看看在各种情况下，电话应该怎么打？
  

• 外贸技巧系列 | 成功做外贸必学技之英语技巧、客户必点的开发信标题、与外商电话沟通基础操作技巧、 九大外贸跟单技巧！

  
  

以下将总结和分析一下视频各方面的配备和视频会议的话术，供外贸人参考：

视频设备的选择

以下内容来源于：

自从疫情开始, 2年多都没办法外出参展, 于是视频会议就变成了和客人见面开会的首选了。目前用过的有skype, teams, webex, 腾讯会议等等。

美国客人可能会选webex或者teams居多, 欧洲客人目前都是用teams, 亚洲客人就先用腾讯会议了。 

邮件里的文字都是冰冷的, 很多时候三言两语能搞定的事, 邮件却需要来回十几封. 这种时候电话或者视频会议就可以安排了. 

提前和客人预约好时间, 准备好会议内容, 例如年销售/进行中的项目/订单的问题处理/介绍新产品等等. 俗话说得好, 见面三分情, 很有可能你觉得是大问题的产品瑕疵客人觉得无伤大雅, 也有可能你觉得是小的不能小的问题点, 客人却会借题发挥。

但是总归是好的, 能让客人对外贸业务员的印象越来越深.

以下是小编自己和客人预约开会的一个流程可以供参考. 

1. 邮件告知客人要开会的意向. 

2. 准备好会议的内容, 可以是新产品推荐, 销售业绩, 订单问题等等, 还有对应的样品/数据. 

3. 确定好参会人员, 确保会议通知到每个人员.

4. 确定好开会时间, 注意时差. (Webex有一个好, 它会根据不同的时区通知参加人员, 比如中国时间是什么时候, 美国时间是什么时候, 确保不会有误解.)

5. 期间还可以询问客人是否有新项目要开发等等. 

6. 做好会议记录, 会后发送一份会议内容要点给到客人, 以及跟进后续进展. 

九款国外视频会议软件安全性简析

全球疫情持续肆虐，数以千万计的员工被迫开启远程办公模式。据 Statista 数据显示，疫情爆发前，美国只有 17% 的人在进行远程办公；爆发之后，每天有多达 44% 的人全职远程办公。对于大多数企业来说，这种转变无疑是巨大的，他们开始转向使用基于云的基础设施、移动应用程序以及良好的协作和会议工具，以应对这种巨变。

远程办公模式启动以来，生产效率不仅没有下降，反而一直在提升或（至少）保持不变。与此同时，客户满意度和员工幸福感等其他因素也在激增。这导致许多企业宣布，即使在疫情结束之后，仍将继续以某种形式进行远程办公。

企业很有可能采用“混合办公”模式开展工作，即一些员工每天需要到办公室办公；一些员工在办公室和远程办公模式间切换；另外一些则是全职远程办公人员。而发挥“混合办公”模式优势的诀窍就在于拥有良好的协作和会议应用软件，这样一来，无论工作人员是在家、在办公室还是在任何其他地方都可以顺畅衔接。

视频会议软件可以弥补这种缺口，但前提是它们必须是可靠、易于使用且安全的。近日，国外研究机构从安全视角对 9 款国外视频会议软件进行了分析。

1. Zoom

Zoom 是较受欢迎的视频协作平台之一，即使在疫情爆发之前也是如此，有报告称，该服务在过去两年中增加了数百万用户。过去， Zoom 被发现并未兑现所承诺的安全性，但目前这一情况已经得以改善。如今，所有通话（包括任何共享内容）都采用 256 位 TLS 加密，用户还可以对其进行设置，以便所有参与者在获得会议访问权限之前都能经过人工验证。Zoom的双因素身份验证设置现在支持基于时间的一次性密码（TOTP）协议，例如 Google Authenticator 、 Microsoft Authenticator 或 FreeOTP 。此外，Zoom还可以通过短信或电话发送代码作为身份验证过程的第二个因素。

2. Tauria

Tauria 是视频协作领域的新手，它提供了一个易于使用的界面，专为终极安全和隐私而构建。平台中所有内容在静止和传输中都受到 256 位 AES 加密的保护。密钥由本地用户而非 Tauria 存储，因此所有视频内容都受到保护。Tauria 还具有前瞻性，在其加密中添加了一些元素，使其不会被量子计算机破解。该平台最多支持 1,000 个用户，并能很好地将用户划分为各种不同的工作组，其界面非常干净且易于使用，无需正式培训即可轻松访问大多数高级功能。除了视频会议， Tauria 还支持文件共享。用户可以简单地拖放文件，通过平台发送它们，这些共享文件与视频源具有相同的保护等级。

3. Google Meet

Google Meet 最初是为安全的商务会议设计，但后来经过重新设计可供任何人免费使用。在基本功能方面，它尽可能地做到了简单易用，用户可以使用浏览器访问 Google Meet 主页并立即开始会议。在高级功能方面，用户可以进入平台并设置频繁通话组，包括配置每个参与者所在的视频面板布局等，用户甚至可以使用 Google Drive 等工具来保存完整的会议记录。通过 Google Meet 进行的所有通话都是加密的，如果用户将该数据保存到 Google Drive ，那么默认情况下它也会被加密。

4. Microsoft Teams

自疫情爆发以来， Microsoft Teams 变得越来越流行。微软表示，超过2.5 亿人、企业和学校正在使用其平台，而且这个数字目前还在持续增长。Teams 可以轻松邀请人员参加会议，包括企业内部和外部的人员；可以安排会议，而且立即开始会议也很简单；Teams 还包括大量云存储平台（在程序的更高层提供更多存储空间），可以记录会议和文件以供日后查看。所有数据在 Teams 传输和静止时都进行了加密，包括放入云存储的任何数据。

5. Cisco Webex

思科正在接受混合办公的概念，并创建了新的 Webex 产品套件来满足这一新兴需求。该套件中较有趣的应用程序之一是 Webex Go ，它可以在手机上通过云进行商务通话。该应用计划于明年初广泛使用，允许用户在无需应用程序的情况下，使用个人手机的本机拨号器拨打和接听商务电话。用户通过蜂窝语音网络连接，其手机上显示的只是呼叫者的商务号码，以保护他们的个人信息隐私。

思科将其业务建立在安全通信的基础上，因此 Webex 平台深入构建安全性也就不足为奇了。无论是在静止状态还是在传输过程中，该平台的所有数据和文件都经过了加密。每个用户在加入会议之前都必须经过身份验证。除了在整个平台上运行这些安全功能之外，思科还提供定制的安全功能，例如强制执行有关文件共享和保存规则，以帮助企业遵守其行业的要求和规则。

6. FaceTime

Facetime 由 Apple 公司设计，可在多达32人之间实现安全的视频会议通话，不过，所有这些都需要在 iPhone 、 iPad 或其他 Apple 设备上进行。这是一款免费应用程序，与大多数 Apple 产品一样，它也易于使用。它还提供端到端加密，以保证通话尽可能地安全。今年早些时候， Apple 允许使用该应用程序在非 Apple 平台（如 Android 手机）上呼叫用户，但目前仍未发布专用的 Android 应用程序。Apple 用户可以简单地创建适用于 Android 手机的邀请。如果企业的所有成员都在使用 Apple 设备，并且进行不超过 32 人的会议，那么 FaceTime会是一个很好的选择，毕竟它易于使用且完全免费。

7. Signal

Signal 是一款有趣的产品，因为它是完全开源的，且专为视频会议和消息传递的全面安全而构建。其所有内容都加密发送，然后由对话另一端的有效用户解密。隐私倡导者较为推崇使用 Signal ，但它作为商业工具的用处有限。它仅支持一对一的视频会议，但用户可以发送群组文本。对于追求高度安全性的企业 C 级高管来说，它可能是一款不错的应用程序，可以用来相互交流，但除此之外，它根本就算不上一款企业级产品。

8. WhatsApp

WhatsApp Messenger 应用程序（简称为“WhatsApp”）在被 Facebook （现在更名为 Meta Platforms ）收购之前，是一个免费的消息传递程序和 IP 语音（VOIP）服务。WhatsApp 的重点在于消息传递。它最多可允许 250 人同时进行群聊和消息互发。这包括共享文件、视频、音频剪辑和文本消息，所有这些都是端到端完全加密的。WhatsApp 视频会议仅限于一对一通话，但需要使用手机的无线连接通过互联网拨打电话，只要设备处于良好的 Wi-Fi 信号范围内，通话基本免费。

9. Wire

Wire 旨在实现安全的视频和音频会议。安全的端到端加密内置于平台中，始终开启且无法禁用。Wire中还内置了许多不错的可用性功能，例如能够创建参与定期通话的人员组，以及与大多数日历应用程序（包括 Google 和 Outlook ）集成以进行日程安排。它虽然无法支持该领域一些较大平台所能支持的大量参与者，但它允许最多 50 人在视频通话中进行协作，或最多允许 100 人在纯音频对话中进行通话。

视频会议注意事项

   无论是视频会议还是现场会议，我们都应该遵循基本的会议礼仪并制定合理有效的会议流程，这能够您召开的视频会议会更有效率和主题吸引力。

 为会议做准备

召开视频会议前

1. 确保所有参会人员在会议前获得会议邀请链接和材料。

2. 确保您的演示文稿已准备好展示并在开始通话之前对其进行测试。

3. 如果您的演示文稿视觉密集或包含视频，请考虑提前将其分发给参与者。

4. 准备好按流程进行会议实践：提前发送议程；有会议主持人、计时员和记录员；并在会议结束后发出会议记录。

适合的网络会议环境

1. 如果您在远程参与视频会议，请尽量寻找一个安静且没有背景噪音或背景噪音最小的空间。

2. 尽早登录会议端，以便有时间排除故障并解决设备的任何潜在问题。

3. 确保每个人都能打开摄像头，这样能为会议提供更完整的交互体验。

4. 如果从笔记本电脑连接请尽量连接电源，因为电池使用会对视频质量产生不利影响。

5. 考虑设置与其他站点通信的反向渠道，允许在不中断讨论的情况下进行交流。

6. 关闭所有百叶窗和门以减少潜在的眩光。室内照明不应太暗或太亮。通常，在传统工作环境中使用的设置就足够了。

7. 调整摄像机角度或座位位置以确保您在摄像机里。

 使视频会议成为有效沟通

开始视频会议时

1. 所有与会者都到场后，请花一分钟时间进行音频检查。进行快速地介绍是一种有效打破僵局的方法。确保每个人都能听到对方的声音。

2. 如果计划录制会议，请在会议开始时通知所有参与者。

3. 当有远程参与者时，请务必在会前确认他们是否参会。定期与他们联系，确定他们是否有问题需要解决。

4. 让远程参与者使用视频而不是仅使用音频，可巩固他们在远程会议中的参与感。

视频会议期间

1. 不说话时请确保您的音频已静音，这能防止无意的噪音干扰他人。

2. 在主会议室时不要乱动文件或盖住桌子上的麦克风。

3. 声音正常、说话清晰，没有必要故意提高嗓音。

4. 在与多端点进行视频会议时，请先说出您的姓名再开始进行评论或提问。

5. 与任何会议一样，限制边开会边处理其他任务。

6. 利用在线协作工具做笔记、共享内容和实时协作。这使得所有参与者都可以进行交互，而不是使用仅在主会议室中可用的物理白板或其他物理视觉。

7. 如果您提前离开视频会议，请告诉其他人。

 尽量减少身体运动

1. 避免快速移动，这会使相机和麦克风难以跟上您的速度。快速移动可能会让通话中的其他人感到紧张或不稳定。
2. 与摄像机保持目光接触并保持参与会议。
3. 不要背对着相机。

 使用视频会议技术进行有效工作

1. 当您提出问题或请求信息时，请留出时间稍微延迟响应，因为系统可能会遇到轻微的传输延迟。
2. 将您的问题直接发送给特定的个人。
3. 如有可能请避免在他人讲话时打断他们。
4. 许多视频会议系统都具有声控切换功能，可以自动将摄像头移动到有源扬声器。
5. 让参与者了解参会规则，例如：何时以及如何打断来表示他们想发言。
6. 考虑通过聊天发布待解决的问题。

视频会议礼仪

预先发送会议议程

会议组织者至少提前一天将详细的议程发送给与会者，内容应包括：时间、主题、嘉宾、会议流程、视频软件名称（含登录方式）等，有助于参会人员会前做好充分准备。

介绍参会人员很重要

视频会议就像真正的会议或社交活动一样，不可能在没有介绍两个素不相识的人之前就开始交谈。同样的做法也适用于虚拟会议。主持人要确保在一开始就介绍主要参会人员。

避免噪音 保持充足光线

视频会议首先需要一个安静的环境，嘈杂的背景噪音会让发言人烦躁，影响会议质量。不发言时，参会者主动“闭麦”也是一个良好的习惯。若中途有事需要离席或有私事要处理，可将摄像头暂时关闭。为保证会议中每位参会者都能看到自己，请不要处于“背光”的环境。如果用手机参加会议，请避免因手持手机而引起的视频晃动，最好使用手机支架，并调整到合适的角度。

仪容整洁 环境适宜

保持面部、发型整洁，根据会议主题选择合适的服饰。视频过程中始终注意自己的表情、动作，因为此时的一言一行都是“有目共睹”的。为了使与会者的注意力集中在会议内容上，需寻找一个干净整洁的环境，并在镜头范围内摆放适宜的办公用品或装饰品，可以减少参会者分心的机会，同时展现出良好的职业素养及个人品位。

发言时眼睛正视镜头

如果说话时一直盯着屏幕上的自己或眼睛望向镜头以外的地方，注意力就好像在别处。讲话时直视镜头会给参会者一种“你在看他”的感觉，能够抓住对方的注意力，从而营造出良好的互动交流氛围，使每个人都愿意参与到对话中来。

排除干扰 专注于议程

来自手机、电脑应用程序的通知可能会分散自己及其他与会者的注意力。另外，会议进行中，在镜头范围内随意回复手机信息、接打电话也是非常不礼貌的，会让参会者感到不受尊重或被轻视。

主持人要坚守岗位

主持会议的一般规则是：

会议开始前，先于其他人进入虚拟会议室，并协助大家调试设备。

会议开始时，引见各位参会者，介绍会议相关内容，并公布注意事项及要求、规则。

会议进行中，引导与会者按照既定流程逐项推进，并掌控每位的发言进度，保证会议按时开始和结束，切勿严重超时。

会议结束时，进行简单总结，向与会者表示感谢，宣布会议结束，并等到所有人离开虚拟会议后再关闭视频程序。因为主持人先离开会议就像主人先离开自己的宴会一样，有失礼节。

视频会议技巧

视频电话常用的话术

视频电话常用话术

咱们比较常见的视频电话大概就几种情况：一对一，一对多，多对多。

我个人跟客户沟通最常用的是一对一，像跟朋友聊天一样，没那么正式， 哈哈~

以下内容来源于：不敢跟国外客户打电话or视频会议？不存在的！

视频电话开场怎么说？

Hi Mike, thank you for joining us today for this video call.

I think we are all here now. 

You can tell right now we are in our office/showroom/conference room. 

I'll show you around in a bit.

If you don't mind I'd like to introduce Ben, our sales manager. Susan, head of our product design team.

And I am XXX.

Back to you, Mike.

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The purpose of this video call is to...

The objective of this video call is  ...

视频通话过程中的话题交接

I'd like to hand over to John.

He is going to update you on the prototype project.

Hi Mike, I am gonna stop right here and hand over to my co-worker, John, who's gonna update you on ...

Over to you.

或者前面有提到的:

Back to you.

介绍产品前，主动先问客户问题。

How does your company evaluate new product before buying?

What do you expect us to assist you with, besides the manufacturer part?

这些都是可以主动出击，先提出的问题：

As you can see, we have many new designs here in the showroom. 

They are pretty popular in the U.S....

So my question is, how does you company evaluate product before buying?

Who do you consider to be your biggest competitor?

What is the time frame for this project/order?

What do you hope to accomplish new year in terms of sales?

Are you ready to move forward with this?

凡是遇到客户问到无法回答的问题，或任何尴尬时刻，先微笑，then,

We don't have an answer right now. But we can circle back later on that.

会议总结+逼单

Hi Mike, I'd like to go over the main points we 've just disccused.

Hi Mike, let's recap.

 会议室白板上标出来，做总结

Hi Mike, let's recap. So we've discussed:

1.
2.

3.

电话收尾

Before we end the call, I'd like to make sure we covered everything. Here are the things we've agreed on.

1.2.3....

Please let me summarize the key points of our video call today.

This is what we are gonna do next step.

Hi Mike, thanks for talking to us today.

获取客户建议+给客户建议

What do you think?

We've modified the design here, what do you think?

Do you think we should....

Do you think we should replace this alnuminum cap with a plastic one?

Could I get your advice on....

Could I get your advise on whether it would be possible to pass the initial lab testing in your company?

Would it be a good idea if I ...

产品植入：

Would it be a good idea if we work with some Instagram influencers to do some product placement deals?

Would it be a good idea if I go meet you in person around July 10th?

给客户建议

I suggest you...

I suggest you start with the model A and B, and decide later on which one to keep based on customers' feedback.

If I were you, I'd ...

I I were you, I'd pick the one with remote control

Your best bet is to ...

Your best bet is to change the battery cell from A to B.

寻求客户建议，跟客户一起讨论

说完自己的想法，可以对客户说：欢迎更多的想法

We're open to ideas.

This is my two cents, we're open to ideas.

你有什么好的想法吗？

Anything come to mind?

What do you have in mind?

自己没有更好的想法时，该怎么说：我们一起想一想

Let's put our thinking caps on.

Guess it's time to put our thinking caps on.

讲了一个想法后，抛砖引玉，去鼓励客户多讲

Would you mind elaborating(on that)?

What can we do about ... ?

What can we do about Spanish version user manual?

How can we improve...?

How can we improve the sensitivity of the receiver?

What could happen if ...

What could happen if we remove this part?

再约下次视频电话的句型

If you think it's doable, we can schedule another video call bext week to hammer out the details.

It's doable, definitely doable.

It's challenging, but doable.

In that case, it might make more sense to schedule another video call.

正好你提到了，我们下周再安排一下视频电话（产品细节确认修改）

I am thinking maybe we can schedule another video call early next week.

关于订单具体细节问题，再约一次

Let's get down to the nitty-gritty of this order with another video call, you think?

So anyway, let's get down to the nitty-gritty.

打电话常用话术

一、接电话怎么说？

接电话即Answering the Phone.

在英语的表达中，打电话几乎不用who are you这样的问句;

但经常突然接到国外来电，不知道是谁且有点蒙的时候，我还是会忍不住问：

May I know who you are?

比较常用的是Who is that speaking /calling(请问您是)或者May I have your name(我能知道您的名字吗？)等委婉的表达，但是多数老外说出的名字，你还是听不懂。

1.Hello/Good morning/Good afternoon. 

ABC Trading, Mike speaking, how may I help you?

2. ABC Trading, Mike speaking.

3.Thank you for calling West Coast Drywall and Paint. This is Brooke speaking.

其他方式可选：

Who may I ask is calling?

Where are you calling from?

What’s the name of your company?

How may I help you today?

How may I direct your call?

您需要我帮您转接电话到哪里？

如需要请打电话的人等待（putting someone on hold ），自己离开一会儿去叫人：Hold the line,please. I will get him/her to phone.

不要挂断，我这就去找他接电话

或者说Hold on for a moment.

若正要找的人在旁边，可以说:

The intended recipient wants to take the call.

 Mike wants to take the call.

如果是代接电话: 

What name shall I give

我应该把电话转给谁

这里多适合前台类的接听工作。

二、打电话怎么自报家门？

1.Hello, this is Mike from ABC Trading.

2. Hi, it's Mike from ABC Trading.

三、如何打电话找人？

call somebody(打给某人)=ring somebody=phone somebody(打给某人)=call somebody up=give somebody a ring/call

1.Hello! This is Tom speaking, could I speak to ….?

(你好，我是Tom，我找...)

2. May I (please) speak to Mr. Smith?

3. I'd like to speak to [person's name], please.

如果你很确定你要找谁，可以用这样的句型。

回顾学习：外贸客户开发系列 | 教你如何给你的外贸客户打电话！看看在各种情况下，电话应该怎么打？

四、打电话如何表明来意？

一般打电话过去，对方接起电话后，咱们需要表明打电话的原因。

对方才能帮我们去转接到对的人。

1.I'm calling to ask  about/discuss/clarify…
例如：I'm calling to ask about your current promotion.
我打电话来，是想了解一下最近的促销活动。

2. I just wanted to ask…
例如：I just wanted to ask if you need any more details about our project?
我想打电话过来问下，你是否需要关于咱们这个项目的更多的细节？

3. Could you tell me…?
例如：Could you tell me the hotel address of Mr. Wallet checked in.
你能告诉我Mr. Wallet 下榻的酒店地址吗？

也有情况是我打错了电话，可以表达:

Sorry, I have dialed the wrong number.

不好意思，我打错电话了。

或者对方打错电话：

Sorry, you have dialed the wrong number.

不好意思，你打错电话了

五、常用寒暄语

打电话开始时候少不了寒暄一下。

英文里，叫做small talk，那么寒暄话怎么说呢？

这个就超级简单了，随意就行。

1.Hi, [first name], how are you?
如果你记不起来具体要说什么了，或者难以开口直接请别人帮忙，可以用这样比较general的句型作为开头，做为ice breaker.

2. How are you getting on with…?
如果你能记住具体细节，想要以此拉近和对方关系，可以用这句。

*How are you getting on with your preparation?

你们的准备工作进展得怎么样？

*比如，如果你记得对方公司刚刚搬进一幢新的大楼，你可以这么说：

How are you getting on with preparations to change office buildings next month?

下个月你要搬去新大楼了，准备得怎样了？

六、接起电话，对方不是找你的，要怎么说呢？

1. I'm sorry, she/he's not here today. May I take a message?

2. I'm afraid he/she's not available at the moment. Can I take a message?
3. I'm afraid she's in a meeting until 4 p.m.  Can I take a message?
4. Could I ask who's calling, please?
5.I'll give him/her your message as soon as he/she gets back.

6.Would you like to leave a message？

   你要留言吗?

7. Is Mrs. Williams expecting your call?

   Mrs. Williams在等你的电话吗？

如果打电话的人要找的人不在或者在忙，你可以表达：

Sorry，he isn’t in.

不好意思，他不在。

I’m afraid he is out.

他不在

I'm sorry, Mary, Mr. Brown is out of the office today. 

Would you like to schedule an appointment for a future date?

Mr. Kline is unavailable at the moment, would you like to leave a message for him?

七、打电话要找的人不在，如何拜托转达？

如果你打了个电话过去，发现要找的人不在，如何拜托接电话的人转达呢？

1. Could you please take a message? Please tell her/him that…
例如：Could you please take a message? Please tell her that Mathrew from accounting called about Mr. Sander's expense reports.
你能记一下吗？告诉她会计部的Mathrew打电话来问Sander的费用报告事情。

2. I'd like to leave her/him a message. Please let her/him know that…
例如：I'd like to leave him a message. Please let him know that tomorrow's lunch meeting is cancelled.
我想要留信告诉他，明天的午餐会取消了。

八、询问别人什么时间有空？

When is a good time to call?

什么时候打过来比较方便呢？

When is she/he going to be back?
他/她什么时候会回来？

九、如何询问更多信息？

1.Could I ask what company you're with?
我能问下，你在哪家公司工作呢？

2.Could you give me your mobile number/Wechat ID, Skype ID, please?
你能告诉我你的手机号码、微信号、Skype号吗？

3. is it possible to advise me your email address?

十、如何请求别人重复一遍？

有时候，因为语速太快或口音原因，没听清对方的话，该怎么说呢？

 1.Could you spell that for me, please?

  你能拼写下吗？

3. Would you mind speaking up a bit? I can’t hear you very well.
  您能说得大声点吗？我听不太清楚。

4.I think we have a bad connection.
  不好意思，信号不好，听不清楚。

5. I'm sorry, I didn't catch your first name.
  不好意思，我没能记下你的名字。

十一、与买家确认重要信息

Let me see if I got that right.

When you say…do you mean…?

So if I understand you correctly…

Just to confirm, …

Just to clarify, you said…

I'm not sure I understand. Did you mean…?
再跟您确认一下，您的意思是……

十二、无法回答对方的问题？

如何说你帮不了别人呢？

1. I'm afraid I can't give you that information.
对不起，我不能告诉你相关信息。

2. Sorry, but I'm not allowed to give details about that.
对不起，我无法告诉你细节。

十三、电话如何结束？

1.Thank you very much for your help.
   谢谢你的帮忙。

2.Thanks for calling.
   谢谢你来电。

3. Thank you for your time.
   谢谢你抽出宝贵时间。

4.Thank you for your time. Have a great day!
   谢谢，祝您愉快！

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